Aanwijzing dalam Tender

Aanwijzing dalam Tender

Suasana Rapat Aanwijzing dalam Tender

Pengertian dari aanwijzing secara umum adalah pertemuan atau meeting antara kontraktor (peserta tender), konsultan perencana, arsitektur, MEP, Owner, dan Manajemen konstruksi untuk membahas Dokumen Tender yang terkait dengan ;  Rencana kerja dan syarat (RKS), gambar tender, BQ without price, dan sebagainya , yang akan dijelskan dalam bagian tersendiri  terkait DOKUMEN TENDER

Di tahapan aanwijzing ini akan diadakan review dan tanya jawab agar antara perencana, owner dan kontraktor untuk menyamakan persepsi (pandangan)  terjadi kesamaan pemahaman. 

Secara garis besar  susunan acara Aanwijzing ini dimulai dengan penjelasan terkait proyek yang dilakukan oleh masing konsultan perencana, Menejemen Konstrusi dan Quantity Surveyor. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diketahui oleh peserta tender dlm aanwijzing tersebut;

1. Penjelasan oleh pemberi tugas ; terkait  fungsi bangunan , lingkup pekerjaan , serta harapan pemberi tugas dalam mewujudkan keinginannya melalui cara yang kopetitif dengan melaksanakan tender.

2. Penjelasan Konsultan Arsitektur, Yang akan melakukan pemaparan terhadap perencanaan (disain)  yang di jelaskan secara garis besar. Penjelasan tersebut meliputi

Tujuan Perencanaan, Fungsi bangunan serta kegiatan didalammya. Secara Fisik bangunan Juga diinformasikan  Luas banguan, Jumlah Lantai, outline spec, serta hal lain yang perlu diketahui oleh peserta tender termasuk penggunaan material khusus.

3. Penjelasan Konsultan Struktur ; Merupakan penjelasan atas strukutur yang dibutuhkan oleh perencana dalam mewujudkan bangunan tersebut. Selain menjelaskan type pondasi yang di gunakan, konsultan juga memberikan acuan standard pelaksanaan serta kwalitas mutu beton yang akan digunakan.

4. Penjelasan Konsultan MEP ; Menjelaskan secara umum  system yang akan dipergunakan pada bagungan serta paparan skematik system tersebut. Penjelasan Meliputi Mekanikal, Elektrikal dan Plumbing.

5.  Menejemen Konstrusi ; Memberikan aturan secara umum yang akan diberlakukan di proyek, meliputi Klarifikasi administrasi antara lain; Shop Drawing, Ijin Pelaksanaan, Ijin Lembur, Laporan harian dan sebagainya.

Serta  klarifikasi yng bersifat teknis dari masing masing  kegiatan konstruksi

6. Quantity Surveyor ; Menjelaskan persyaratan dalam pelaksanaan tender, serta syarat syarat yang harus dipenuhi oleh para peserta tender, mulai dari administrasi hingga  uang jaminan penawaran dan jaminan pelaksanaan. Disamping itu pemberlakuan denda denda yang kemungkinan muncul di kemudian hari.  Setiap sesi tersebut diatas disertai tanya jawab oleh masing2 peserta tender. Apabila dirasakan kurang jelas akibat terbatasnya waktu, maka peserta dapat mengirimkan pertanyaan via email untuk kemudian di jawab oleh panitia tender.

Aanwijzing merupakan tahapan tender yang paling penting mengingat komunikasi secara langsung dengan pihak pemberi tugas akan memudahkan kontraktor dalam memahami permintaan owner. Sebagai peserta tender sebaiknya mempersiapkan terlebih dahulu daftar pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan pada saat proses aanwijzing sehingga terjalin komunikasi yang jelas. Apapun yang kurang jelas dari gambar tender maupun BOQ harus ditanyakan kepada perencana dan owner. 

Proses aanwijzing biasanya tidak hanya dilakukan sekali saja. Ketidak hadiran peserta lelang tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak / menggugurkan penawar. 

Dokumen Tender & Jenis Kontrak

Dokumen Tender &  Jenis Kontrak

Proses pemilihan kontraktor yang akan menjadi peserta tender d ini dilakukan oleh tim Owner Dengan mempertimbangakn beberapa factor penting untuk menghindari terjadinya kesalahan dlm memilih kontraktor.

Beberapa stakeholder yang terlibat dalam proses lelang ini antara lain Owner, Wakil owner, Konsultan perencana, Manajemen konstruksi, dan peserta lelang. 

Dokumen yang harus disiapkan Owner

Hal pertama yang dilakukan owner sebelum proses lelang adalah menunjuk konsultan perencana untuk mendesain bangunan yang akan dikerjakan. Konsultan tersebut akan menghasilkan beberapa dokumen penting yang digunakan untuk lelang proyek antara lain;

1. BoQ (Bill Of Quantity), adalah Daftar item pekerjaan dan volume pada proyek tersebut dari awal sampai akhir. BoQ ini hampir sama seperti RAB namun untuk kolom harga dikosongkan. Tujuan dari BoQ ini hanya untuk memberikan item pekerjaan dan perkiraan volume. 
2. RKS (Rencana Kerja dan Syarat), adalah buku atau pedoman yang disusun oleh konsultan perencana yang berisi syarat-syarat pelaksanaan pekerjaan baik dari mutu maupun rencana kerja. 
3. Syarat Administrasi lelang, adalah pedoman yang berisi syarat-syarat untuk mengikuti lelang secara administrasi. Pada pedoman ini dijelaskan juga waktu pelaksanaan tender dan sistem tender yang digunakan. 
4. Gambar Perencanaan (ForTender), adalah gambar-gambar bangunan yang digunakan sebagai pedoman peserta lelang untuk memberikan penawaran harga. 

Itulah beberapa jenis dokumen lelang yang harus disiapkan oleh owner untuk proses tender. Pada dokumen tersebut harus sudah dijelaskan sistem kontrak kerja yang akan digunakan.

Secara Umum ada dua jenis kontrak yang sering digunakan dalam tendr proyek antara lain ;

1.Kontrak Lump sum Fixed Price, adalah kontrak kerja dengan perhitungan biaya berdasarkan gambar tender sebagai acuan utamanya. Pada system ini kontraktor diminta dengan sangat hati hati menghitung kembali serta meninjau spesifikasi yang ada pada gambar. Apabila ada kesalahan dalam perhitungan maka hal tersebut menjadi tanggung jawab kontraktor. Namun jika terjadi perubahan gambar kerja maka akan di hitung sebagai pekerjaan tambah kurang.

2.Unit Price ; Adalah jenis kontrak kerja dengan perhitungan biaya proyek berdasarkan harga satuan ditiap jenis pekerjaan. Jenis kontrak ini hanya menyepakati harga satuan , sehingga yang dihitung adalah pekerjaan terpasang.

Pada sistem ini kontraktor tidak akan menghitung volume pekerjaan secara detail pada gambar for tender,  karena yang akan menjadi acuan adalah harga satuan persatuan volume.

Dokumen Penawaran Kontraktor

Setelah peserta lelang mendapatkan undangan lelang dari owner, dokumen-dokumen di atas harus dipelajari terlebih dahulu. Dalam membuat dokumen penawaran diperlukan kecepatan dan ketepatan karena biasanya panitia lelang hanya memberikan waktu beberapa hari saja untuk memasukkan dokumen penawaran ke owner. Dokumen-dokumen penawaran yang harus dibuat kontraktor antara lain.

1. Dokumen Prakualifikasi

Yaitu dokumen Legalitas perusahaan serta persyaratan lainnya yang telah ditetapkan oleh Negara dan  yang wajib dipenuhi oleh peserta tender,   mengingat nilai proyek yang akan ditenderkan bernilai besar. Dokumen ini berisi tentang 

• Dokumen legalitas misal SIUP dan akte perusahaan
• Dokumen pajak misal NPWP, Pengukuhan NPWP dan bukti penyampaian pajak
• Surat dan formulir isian yang disyaratkan owner antara lain pakta integritas, formulis isian penilaian kualifikasi, surat pernyataan minat, dan surat pernyataan kebenaran dokumen. 

2. Dokumen Administrasi

Dokumen administrasi yang perlu disiapkan oleh peserta lelang  berkaitan dengan proses administrasi. Isi dari dokumen tersebut antara lain:

• Dokumen legal misal TDP, SIUP dan Akte perusahaan
• Dokumen Bank misal referensi bank/jaminan bank
• Dokumen pajak misal fotokopi NPWP, Pengukuhan NPWP dan bukti penyampaian pajak
• Surat dan formulir-formulir isian misal surat penawaran, surat pernyataan kebenaran dokumen, surat pernyataan bukan PNS dan sebagainya.

3. Dokumen Teknis

Dokumen ini sangat penting karena terdapat beberapa hal teknis pekerjaan yang akan dilaksanakan apabila mendapatkan proyek tersebut. Isi dari dokumen teknis antara lain:

• Metode pelaksanaan yang akan digunakan
• Waktu pelaksanaan dan schedule 
• Daftar personil inti proyek dan struktur organisasi proyek
• Daftar peralatan yang akan digunakan (spesifikasi alat harus muncul)

4. Dokumen Penawaran Harga

Dokumen selanjutnya yang paling penting adalah penawaran harga. Penawaran harga ini mempunyai bobot paling tinggi sehingga jika dari harga memenuhi syarat kemungkinan bisa memenangkan tender proyek tersebut. Harga penawaran sudah termasuk PPN 10%. 

TIME SCHEDULE PROYEK

BAB II

TIME SCHEDULE PROYEK

Time schedule ( Jadwal) adalah rencana alokasi waktu untuk meneyelsaikan masing masing pekerjaan  proyek yang secara keseluruhan adalah rentang waktu yang ditetapkan untuk melaksanakan sebuah proyek.

Time schedule  pada proyek konstrukri dapat dibuat dalam beberapa bentuk antara lain :

1.      Kurva S (terlampir 01)

2.      Bar Chart ( Lampiran 02)

3.      Networking Planing (Lampiran 03)

4.      Schedule Harian, Mingguan, Bulanan atau waktu yang ditentukan

Manfaat time schedule  pada sebuah proyek konstruksi antara lain,

1.      Acuan untuk memulai dan mengakhiri sebuah kontrak kerja proyek konstruksi

2.      Sebagai alat pengendalian waktu pelaksanaan

3.      Sebagai tolak ukur pencapaian target waktu pelaksanaan pekerjaan

4.      Sebagai Acuan pencapaian progress pekerjaaan  dalam  waktu tertentu

5.      Sebagai pedoman penentuan batas denda keterlambatan proyek

6.      Pedoman pengadaan material, sesuai dengan pekerjaan yang akan dilaksanakan

7.      Sebagai acuan waktu untuk pengadaan  tenaga manusia yang dibutuhkan

8.      Pedoman pengadaan alat alat kerja

Untuk dapat menyusun Time Schedule dgn baik maka di butuhkan beberapa hal antara lain :

1.      Gambar kerja proyek

2.      Rencana Anggaran Bangunan

3.      Bill of Quatity atau daftar Volume pekerjaaan

4.      Data Penunjang untuk membuat Time Schedule lebih Realistik dan Akurat antara lain:

a. Data terkait lokasi proyek

b. Data sumber daya yang meliputi material, peralatan, sub kontraktor , yang tesedia dilokasi pekerjaan berlangsung

c. Data kebutuhan tenaga kerja dan ketersediaan tenaga kerja ysng dibutuhksn untuk menyelesaikan pekerjaaan

e. Data Cuaca atau musin di area pekerjaan

f. Data jenis alat transportasi yang di gunakan disekitar lokasi

g Data kapisitas produksi  meliputi peralatan, material , subkon dan tenaga kerja

h. Tanggal libur hari besar dan budaya setempat ( Bali, Ambon Dll)