Dokumen Tender & Jenis Kontrak

Dokumen Tender &  Jenis Kontrak

Proses pemilihan kontraktor yang akan menjadi peserta tender d ini dilakukan oleh tim Owner Dengan mempertimbangakn beberapa factor penting untuk menghindari terjadinya kesalahan dlm memilih kontraktor.

Beberapa stakeholder yang terlibat dalam proses lelang ini antara lain Owner, Wakil owner, Konsultan perencana, Manajemen konstruksi, dan peserta lelang. 

Dokumen yang harus disiapkan Owner

Hal pertama yang dilakukan owner sebelum proses lelang adalah menunjuk konsultan perencana untuk mendesain bangunan yang akan dikerjakan. Konsultan tersebut akan menghasilkan beberapa dokumen penting yang digunakan untuk lelang proyek antara lain;

1. BoQ (Bill Of Quantity), adalah Daftar item pekerjaan dan volume pada proyek tersebut dari awal sampai akhir. BoQ ini hampir sama seperti RAB namun untuk kolom harga dikosongkan. Tujuan dari BoQ ini hanya untuk memberikan item pekerjaan dan perkiraan volume. 
2. RKS (Rencana Kerja dan Syarat), adalah buku atau pedoman yang disusun oleh konsultan perencana yang berisi syarat-syarat pelaksanaan pekerjaan baik dari mutu maupun rencana kerja. 
3. Syarat Administrasi lelang, adalah pedoman yang berisi syarat-syarat untuk mengikuti lelang secara administrasi. Pada pedoman ini dijelaskan juga waktu pelaksanaan tender dan sistem tender yang digunakan. 
4. Gambar Perencanaan (ForTender), adalah gambar-gambar bangunan yang digunakan sebagai pedoman peserta lelang untuk memberikan penawaran harga. 

Itulah beberapa jenis dokumen lelang yang harus disiapkan oleh owner untuk proses tender. Pada dokumen tersebut harus sudah dijelaskan sistem kontrak kerja yang akan digunakan.

Secara Umum ada dua jenis kontrak yang sering digunakan dalam tendr proyek antara lain ;

1.Kontrak Lump sum Fixed Price, adalah kontrak kerja dengan perhitungan biaya berdasarkan gambar tender sebagai acuan utamanya. Pada system ini kontraktor diminta dengan sangat hati hati menghitung kembali serta meninjau spesifikasi yang ada pada gambar. Apabila ada kesalahan dalam perhitungan maka hal tersebut menjadi tanggung jawab kontraktor. Namun jika terjadi perubahan gambar kerja maka akan di hitung sebagai pekerjaan tambah kurang.

2.Unit Price ; Adalah jenis kontrak kerja dengan perhitungan biaya proyek berdasarkan harga satuan ditiap jenis pekerjaan. Jenis kontrak ini hanya menyepakati harga satuan , sehingga yang dihitung adalah pekerjaan terpasang.

Pada sistem ini kontraktor tidak akan menghitung volume pekerjaan secara detail pada gambar for tender,  karena yang akan menjadi acuan adalah harga satuan persatuan volume.

Dokumen Penawaran Kontraktor

Setelah peserta lelang mendapatkan undangan lelang dari owner, dokumen-dokumen di atas harus dipelajari terlebih dahulu. Dalam membuat dokumen penawaran diperlukan kecepatan dan ketepatan karena biasanya panitia lelang hanya memberikan waktu beberapa hari saja untuk memasukkan dokumen penawaran ke owner. Dokumen-dokumen penawaran yang harus dibuat kontraktor antara lain.

1. Dokumen Prakualifikasi

Yaitu dokumen Legalitas perusahaan serta persyaratan lainnya yang telah ditetapkan oleh Negara dan  yang wajib dipenuhi oleh peserta tender,   mengingat nilai proyek yang akan ditenderkan bernilai besar. Dokumen ini berisi tentang 

• Dokumen legalitas misal SIUP dan akte perusahaan
• Dokumen pajak misal NPWP, Pengukuhan NPWP dan bukti penyampaian pajak
• Surat dan formulir isian yang disyaratkan owner antara lain pakta integritas, formulis isian penilaian kualifikasi, surat pernyataan minat, dan surat pernyataan kebenaran dokumen. 

2. Dokumen Administrasi

Dokumen administrasi yang perlu disiapkan oleh peserta lelang  berkaitan dengan proses administrasi. Isi dari dokumen tersebut antara lain:

• Dokumen legal misal TDP, SIUP dan Akte perusahaan
• Dokumen Bank misal referensi bank/jaminan bank
• Dokumen pajak misal fotokopi NPWP, Pengukuhan NPWP dan bukti penyampaian pajak
• Surat dan formulir-formulir isian misal surat penawaran, surat pernyataan kebenaran dokumen, surat pernyataan bukan PNS dan sebagainya.

3. Dokumen Teknis

Dokumen ini sangat penting karena terdapat beberapa hal teknis pekerjaan yang akan dilaksanakan apabila mendapatkan proyek tersebut. Isi dari dokumen teknis antara lain:

• Metode pelaksanaan yang akan digunakan
• Waktu pelaksanaan dan schedule 
• Daftar personil inti proyek dan struktur organisasi proyek
• Daftar peralatan yang akan digunakan (spesifikasi alat harus muncul)

4. Dokumen Penawaran Harga

Dokumen selanjutnya yang paling penting adalah penawaran harga. Penawaran harga ini mempunyai bobot paling tinggi sehingga jika dari harga memenuhi syarat kemungkinan bisa memenangkan tender proyek tersebut. Harga penawaran sudah termasuk PPN 10%.